WEB会議作成の自動化！kintoneでZoom URL生成&自動送信！
kintoneが業務の中心として定着してくるとアレもコレもkintoneでできないのか？と業務改善のアイデアが増えてきます。
その中の一つとして、外部のサービスと連携したい、というお声は必ず出てきます。
kintoneには「Webhook」といって、kintoneアプリでレコード追加、編集、ステータス更新などのイベントが発生した際に、外部サービスに通知する仕組みがあったり、逆に「API」といって外部サービスのデータを取得する仕組みが用意されています。
つまり、様々なサービスが社内で散在していても、「Webhook」や「API」を活用することで、サービス同士を連携させることができるようになります。
今回はその例として、kintoneとZoomを連携して、kintoneアプリからZoomのミーティングルームを作成し、招待者にミーティングルームのURLをメール送信するところまで自動化する方法をご紹介します。
ぜひ、自社に合った業務改善のヒントを見つけてください！
準備するもの
ではさっそく、kintoneアプリからZoomのミーティングルームを作成していきましょう。
まず、準備するものは以下の4つのサービスです。それぞれアカウントを用意してください。
・kintone
・Zoom
・Make
・Gmail
筆者がMake（旧integromat）愛好者という理由で今回もMake使用させていただきます。
↓Makeを使った過去のブログはこちら↓
kintone×LINE WORKSで漏れなく通知！〜事故記録編〜
Make×Chat GPTで実現！LINE WORKSトークから休暇申請！
一連の流れとしてはこんな感じです。
1.kintoneでZoomのミーティングルームを作成するZoom作成アプリを準備する
2.Zoom作成アプリで新規レコードが追加されたら、Zoom側でミーティングルームを作成する
3.作成されたZoom URLをkintoneのZoom作成アプリ内に追加する
4.Zoom作成アプリで登録された招待者（取引先担当者）にZoom URLを送る
他の用途でも応用できる内容になっていますので、是非、チャレンジしてみてください！
kintoneでZoomのミーティングルームを作成するZoom作成アプリを準備する
まずは、kintoneでZoomを作成するアプリを準備します。
フィールドはZoomの項目と合わせておくと分かりやすいです。
・トピック（会議のタイトルを入れます）
・Zoom URL（kintone側では空白でOK。保存後、自動的に生成されるようにします）
・開始日時（会議の開始日時）
・期間（会議の時間）
・招待者名（生成されたURLを送りたい宛先。取引先担当者を管理しているアプリから参照しておくと便利です。複数追加したいのでテーブルフィールドを使用します）
それ以外のオプションやビデオのオン/ オフができるフィールドを設定してもいいのですが、今回は必要最低限の情報だけで作成します。
(kintone.1)
次に、Make側でkintoneとZoomを連携するシナリオを用意します。
と、その前に。
Makeのシナリオ全体イメージはこちらです。
モジュール数は5つですが、比較的簡単に設定できると思います！
(Make.1)
Zoom作成アプリで新規レコードが追加されたら、Zoom側でミーティングルームを作成する
それでは、Makeでシナリオを作っていきましょう。
Webhookモジュールを準備する
まずは、kintone側のZoom作成アプリでレコードが作成されたことを知らせるWebhookを用意します。
モジュールの検索から“Webhook”を選択し、Webhook nameを決めて、kintone側のZoom作成アプリに設定していきます。
↓kintoneアプリでWebhookを設定する方法はこちら記事で紹介しています↓
kintone×LINE WORKSで漏れなく通知！〜事故記録編〜
Zoomモジュールを準備する
次に、モジュールの検索から“Zoom”の「Create a Meeting」モジュールを選択します。
Connection nameを作成し、使用しているZoomアカウントと連携させます。
すでにZoomアカウントにログインしていると自動的に連携されます。
連携ができたら、Webhookから取得できるkintone情報をZoomモジュールにマッピングしていきましょう。
ひとまず、画面中央下のフロッピーディスクのアイコンをクリックして保存します。
そして、右下の[Run once]をクリックし、Webhookモジュールを待機状態にします。
(Make.2)
この状態で、kintone側のZoom作成アプリでレコードを追加します。
Make側のWebhookモジュールも右上の「1」をクリックすると、Webhookを通して取得したkintoneの情報が確認できます。
(Make.3)
Zoom作成アプリから取得できる情報をマッピング
今度はWebhookで取得した情報をもとにZoom側でミーティングルームを作成していきます。
Zoomモジュールの設定画面を以下のように入力していきます。
Topic：Webhookモジュールの「トピック」のvalue
Type：Scheduled meeting
Start Time：Webhookモジュールの「開催日時」のvalue
Timezone：空白
Duration in Minutes：Webhookモジュールの「期間」のvalue
入力できたら、[OK]をクリックします。
(Make.4)
設定ができたら、もう一度[Run once]を押した状態で、kintone側でレコードを作成してみましょう。
うまく設定ができれば、Zoomモジュールの結果（右上に表示される吹き出し「1」をクリック）に、生成された内容が表示されます。
しっかりと参加URLが生成されていることがわかります！
(Make.5)
作成されたZoom URLをkintoneのZoom作成アプリ内に追加する
次に、生成されたURLをZoom作成アプリの「Zoom URL」フィールドに値を入れていきましょう。
モジュールの検索から“Kintone”の「Update a Record」モジュールを選択します。
Connectionが必要であれば設定し、以下の内容を入力していきます。
App ID：（Webhookモジュールから取得した情報の「app」→「id」から確認）
Type：Record ID
Record ID：（Webhookモジュールから取得した情報の record → id → value を選択）
Zoom URL：（Zoomモジュールから取得した情報の Join URL を選択）
その他の項目はすでに登録されているので空白でOKです。
設定できたら[OK]をクリックします。
Zoom作成アプリで登録された招待者（取引先担当者）にZoom URLを送る
あとは、招待者にメールを送るように設定するだけです。
画面下のほうに表示されているメニューのFlow Controlモジュールの「Repeater」を選択します。
「Repeater」モジュールはタスクを指定した回数だけ繰り返したい場合に使用できます。
つまり、Zoom作成アプリの招待者の数だけ、後述の「Send an Email」を繰り返します。
「Repeater」の設定は以下のとおりです。
Initial value：1
Repeats：length({Webhookモジュールから取得した情報の record → 招待者リスト → value })
※length(配列)で、配列の中の項目の数を返します。
これでZoom作成アプリの招待者テーブル内に3名の名前が入力されていれば、“3”という値が返ってきます。
(Make.6)
最後にGmailメールモジュールを追加します。
モジュールの検索から“Gmail”の「Send an Emai」モジュールを選択します。
既に使用中のGmailアカウントのCollectionして、宛先や題名、本文を入力していきます。
To：（Webhookモジュールから取得した情報の record → 招待者リスト → value[] → value→ メールアドレス → value を選択、[]の中にRepeaterモジュールの i を差し込む）
Subject：ミーティングルーム参加URLのお知らせ
Content：（画像のようにHTMLで記述できます）
入力ができれば、[OK]をクリック。
(Make.7)
以上でシナリオが完成しました！
実際に動かしてみましょう！
[Run once]を押した状態で、Zoom作成アプリにレコードを追加してみます。
(Make.8)
トピック、開催日時、期間、招待者を指定して、保存します。
(kintone.3)
レコードが作成されるとmakeが実行されるので、もう一度、再読み込みしてみましょう！
すると、Zoom URLフィールドが更新されています！
(kintone.4)
そして、指定した招待者宛にメールが届いているのも確認できました！
成功です！
(Gmail.1)
以上、kintoneでZoomミーティングルームを作成して、そのまま招待者に自動でメールする方法をご紹介させていただきました。
小さなの自動化が大きな成果を生む
今まで当たり前のように手を動かして作業していたことも、わずかなアイデアとツールの組み合わせによって劇的に便利になります。
小さな作業の自動化であっても、回数が多ければ多いほど、自動化による効果は大きくなります。
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