名刺管理を簡単に！Difyとkintoneで登録作業の自動化！
名刺情報は大切だけど、意外に管理は大変・・・
ビジネスでは名刺交換が日常的に行われますが、名刺管理に関して以下のような課題を抱えている企業は多いのではないでしょうか？
専用の名刺管理サービスを導入してコストがかかっている
名刺情報をExcelや他の管理システムに手入力していて時間がかかる
名刺管理するためだけに、無料のアプリをインストールしている
営業チーム間で名刺情報の共有がスムーズにできない
名刺はビジネスシーンにおいて重要なコミュニケーションツールであり、その情報の管理は企業にとって欠かせない業務ですが、実際には多くの企業がさまざまな課題に直面しています。
本記事では、こうした課題を解決すべく、Difyとkintoneを組み合わせて、革新的な業務改善により、効率的かつ正確な情報管理を実現させる方法をご紹介します。
株式会社フルバックは、ラグビーにおける「フルバック（最後の砦）」に例えられます。つまり、攻撃の起点であり、守備の要として、これまでにも多くの中小企業の「攻めの業務改善」と「守りの業務改善」を支えてきました。
今回は、「攻めの業務改善」として、Difyをはじめとする生成AIを活用した業務改善のヒントになれば幸いです！
Difyとkintoneを連携して名刺管理を効率化
Difyとは？
Difyは、ChatGPTなどのLLM（大規模言語モデル）を活用したAIチャットボットを簡単に構築できるプラットフォームです。画像解析や外部サービスとの連携機能を備えており、業務の自動化に役立ちます。特に、画像を認識しテキストデータ化するVision機能を活用することで、名刺情報を迅速に抽出できます。
＜Difyについてはこちら＞
kintoneとは？
kintoneは、サイボウズが提供する業務改善プラットフォームで、カスタマイズ可能なデータベースを活用し、企業の情報管理を効率化できます。名刺管理だけでなく、顧客管理や案件管理にも応用できる柔軟性が特徴です。
＜kintoneについてはこちら＞
連携の流れ
Difyのチャットボットを使って名刺を読み取り、その情報をkintoneの「取引先担当者アプリ」に自動登録することで、手作業を大幅に削減できます。
具体的な流れは以下のとおりです。
Difyのチャットボットに名刺の画像をアップロード
ChatGPTのVision機能で名刺情報を解析
kintoneの取引先担当者アプリと連携し、情報を登録
①すでに同じ取引先が存在する場合、そのレコードURLを通知
②存在しない場合、新規レコードを作成
この仕組みにより、名刺をスマホで撮影するだけで、自動的にkintoneに登録されるため、手間がかかりません。また、取引先情報が適切に分類・管理されるため、営業活動の効率も向上します。
連携イメージ動画は下記よりご確認いただけます！
では、さっそくDifyとkintoneを連携して名刺管理をする方法をご紹介します！
Difyとkintoneの連携を実装する方法
ステップ1：kintoneの取引先担当者アプリの準備
まずは、Difyから名刺情報を登録するためのkintoneアプリを作成します。
フィールド設定: 会社名、担当者名、電話番号、メールアドレス、役職など必要な項目を設定。
APIトークンの取得:
アプリ作成後、【アプリを設定】→【設定】→【APIトークン】よりトークンを発行してください。
APIトークンを利用することで、Difyからレコードの閲覧や追加が可能になります。
ステップ2：Difyチャットボットの設定
Dify側でチャットボットを構築し、名刺情報の解析からkintoneへのデータ連携までの全体フローを組み立てます。
配置したブロックについて解説します。
【開始ブロック】
名刺の写真をアップロードするためのブロックです。「機能」からファイルアップロードをオンにし、画像ファイルに✅を入れて保存してください。
【LLMブロック】
アップロードした名刺画像を解析するブロックです。お好みのモデルを設定してください（モデルの横に👁️アイコンがあれば、Vision機能に対応しています）。Vision機能は、AIが画像や動画を認識・解析し、物体認識、文字認識、シーン理解などを実施する技術です。
このブロックのsystemプロンプトでは、名刺情報を解析し、指定した項目へデータを代入する指示を行います。
さらに、ブロック内のビジョンにアップロードしたファイルを指定します。
【パラメーター抽出ブロック】
LLMブロックで抽出した項目を、後続のHTTPリクエスト用に構造化されたパラメーターとして抽出します。
【HTTPリクエストブロック】
kintone内の「取引先担当者アプリ」から、名刺情報に一致するレコードが存在するかを判定するために、レコードを取得します。
リクエストの形式については、kintone APIドキュメントをご参照ください。
※画像ではブロック内にAPIトークン情報などを記載していますが、実際の運用では環境変数などを活用し、安全に管理してください。
＜ボディ＞
JSON形式 で以下のように指定します。
{
"app": {アプリID},
"query": "取引先名 = \"{{パラメーター抽出の取引先名を指定}}\" and 氏名 = \"{{パラメーター抽出の氏名を指定}}\"",
"totalCount":"true"
} "totalCount":"true"と指定することで、条件に一致するレコードの件数を取得できます。
【パラメーター抽出ブロック】
既に登録済みのレコードがあった場合、そのレコードのIDを抽出し、後続の回答に利用します。
【質問分類器ブロック】
HTTPリクエストブロックで取得したtotalCountの結果に応じて、以下のように分岐します。
レコードが存在する場合（totalCountが1の場合）： 該当するレコードのURLを返す
レコードが存在しない場合（totalCountが0の場合）： 新規レコードを作成するための処理へ
【回答ブロック（totalCountが1の場合）】
パラメーター抽出ブロックで取得したレコードIDをもとに、該当レコードのURLをチャット内で回答します。
【質問分類器ブロック】
レコードが存在しない場合、アップロード時に入力された文章から取引先種別を判断します。
※こちらに関しては、あらかじめ選択肢を用意する方法をオススメします・・・
【HTTPリクエストブロック】
「取引先担当者アプリ」に新たなレコードを作成します。
＜ボディ＞
JSON形式 で以下のように指定します。
{
"app": 332,
"record": {
"取引先名": {
"value": "{{パラメーター抽出の取引先名を指定}}"
},
"取引先種別": {
"value": "{{質問分類器のクラスを指定}}"
},
"郵便番号": {
"value": "{{パラメーター抽出の郵便番号を指定}}"
},
"住所": {
"value": "{{パラメーター抽出の住所を指定}}"
},
"電話番号": {
"value": "{{パラメーター抽出の電話番号を指定#}}"
},
"Webサイト":{
"value":"{{パラメーター抽出のWebサイトを指定}}"
},
"氏名":{
"value":"{{パラメーター抽出の氏名を指定}}"
},
"役職":{
"value":"{{パラメーター抽出の役職を指定}}"
},
"フリガナ":{
"value":"{{パラメーター抽出のフリガナを指定}}"
},
"携帯番号":{
"value":"{{パラメーター抽出の携帯番号を指定}}"
},
"メールアドレス":{
"value":"{{パラメーター抽出のメールアドレスを指定}}"
},
"備考":{
"value":"{{アップロードする際に添えた文章}}"
}
}
} 
【パラメーター抽出ブロック・回答ブロック】
作成されたレコードのIDを抽出し、最後の回答に回します。
以上、kintoneとDifyを連携して名刺情報を登録する方法をご紹介しました！
まとめ：名刺管理の手間を削減し、業務を効率化しよう！
Difyとkintoneを連携することで、名刺管理の手間を大幅に削減できます。
✅ 名刺管理サービスを契約せずにコスト削減
✅ 手入力の手間を省き、業務時間を節約
✅ AIによる自動解析で、正確なデータ登録を実現
✅ 営業チーム全体で名刺情報を効率的に活用できる
✅ 取引先情報と案件情報を統合管理し、業務の見える化を実現
名刺管理の効率化にお悩みの方は、ぜひこの方法を試してみてください！
🚀 フルバックにご相談ください！
「Difyとkintoneを連携した名刺管理を導入したい」「もっと詳しく知りたい」という方は、ぜひ当社にご相談ください。最適な導入方法をご提案し、業務改善をサポートします！