kintoneで運転者台帳を有効活用！
今回は運送会社がDXを進めていくにあたっての最初の一歩とも言える「運転者台帳の有効活用」を目的とした業務改善についてご紹介します。 是非、この機会に自社にあった業務改善のカタチを検討してみてください！
運転者台帳の管理義務
運転者台帳（乗務員台帳とも呼ばれます）とは、乗務員ごとに貨物自動車運送事業輸送安全規則第9条の5で定められた以下の事項を記載された名簿であり、営業所ごとに保管する義務があります。
⚪︎作成番号及び作成年月日
⚪︎事業者の氏名又は名称
⚪︎運転者の氏名、生年月日及び住所
⚪︎雇入れの年月日及び運転者に選任された年月日
⚪︎道路交通法に規定する運転免許に関する次の事項
・運転免許証の番号及び有効期限
・運転免許の年月日及び種類
・運転免許に条件が付されている場合は、当該条件
⚪︎事故を引き起こした場合又は道路交通法第百八条の三十四の規定による通知を受けた場合は、その概要
⚪︎運転者の健康状態
⚪︎第十条第二項の規定に基づく指導の実施及び適性診断の受診の状況
⚪︎運転者台帳の作成前六月以内に撮影した単独、上三分身、無帽、正面、無背景の写真
保管するフォーマットは決まっていないので、多くの運送会社では、トラック協会が用意しているテンプレートを使用して、紙やExcelで管理しています。
運転者台帳を紙やExcelで管理することで発生する課題
運転者台帳を紙やExcelで管理していると必ずと言っていいほど、課題として挙げられるのが「更新の手間」です。
運転者台帳には前述した通り、様々な事項を最新の状態で記載して保管する必要があります。
しかし、更新する事項によってはフォーマットの行数に限りがあるため、1番古い行を削除して、1行ずつ下にズラして、1番上の行に最新のものを・・・などと更新作業はかなり面倒になるはず！（Excelの場合）
乗務員が多くなればなるほど、運転者台帳の更新作業で労働時間を費やすことになりかねません。
さらに、必要とする運転者台帳そのものを探すのに時間がかかるだけでなく、運転者台帳の記載されている範囲でしか情報が把握できません。
その結果、事故履歴から詳しい事故概要を見たい場合、関連する事故記録簿を探索することになります。
また、紙やExcelで管理することで、事務所を離れると運転手に関する情報を確認することが難しくなります。
結局、運転者台帳を運転者台帳の範囲でしか使用しないことで、更新漏れが発生してしまうケースがあります。
〈運転者台帳を紙やExcel管理による課題〉
・更新作業に手間がかかってしまう
・探すのが大変
・関連記録と紐づいていない
・見たい情報をすぐに確認できない
・運転者台帳を有効活用できない
運転者台帳を紙やExcelで管理することで発生する課題をkintoneを使って解決することで、運転者台帳を便利に活用することができます！
kintoneとは？
kintoneは、サイボウズ株式会社がてい提供しているビジネスアプリケーションプラットフォームです。
データの蓄積だけではなく、生産性を上げるための業務の自動化や情報共有ができるサービスです。
公式サイトでも、操作方法や参考資料がたくさん用意されているので、IT人材に乏しい中小零細企業でも導入しやすく、業務改善できるのが特徴です。
kintone公式サイト：https://kintone.cybozu.co.jp/
運転者台帳として活用できるアプリ例
それでは、kintoneを活用して運送業のバックオフィスを効率化させるアプリの例をご紹介します。
今回ご紹介するアプリは以下の5つです。
・社員アプリ
・事故/ヒヤリハットアプリ
・健康/適正診断アプリ
・教育訓練アプリ
・苦情/感謝アプリ
⚪️社員アプリ
運転者台帳としての役割を果たしつつも、全従業員を様々な情報を集約&管理できる万能アプリ。（↓参照：社員アプリ１①）
営業所が複数存在している場合でも、この社員アプリで全拠点の従業員を登録します。
社員アプリ①
一覧機能を使って、営業所ごとの社員の一覧を表示させられるので、わざわざ他拠点から情報収集する必要はありません。（↓参照：社員アプリ②）
社員アプリ②
必要なフィールド（項目）を自由に配置して、自社に合わせた運転者台帳が作成できます（↓参照：社員アプリ③）
社員アプリ③
閲覧頻度の低い項目やグループ化したい項目はグループフィールドでスッキリさせるとより一層使いやすくなります！（↓参照：社員アプリ④、社員アプリ⑤）
社員アプリ④ グループ内非表示時
社員アプリ⑤ グループ内表示時
基本情報の下には貨物自動車運送事業輸送安全規則第9条の5で定められた事故記録、健康状態、適正診断の受診状況などを後述の関連レコード一覧として表示させることで、データを2度打ちすることもなく、更新作業の手間を省くことができます。（↓参照：社員アプリ⑥、社員アプリ⑦）
社員アプリ⑥
社員アプリ⑦
紙やExcelで作成された運転者台帳を更新する場合、フォーマットの行数がいっぱいになると、1番古い行を削除して、1行ずつ下にズラして、1番上の行に最新のものを・・・としていませんか？そんな面倒な作業ともおさらばしましょう。
kintoneはモバイル対応やモバイルアプリがあるので、スマホからでもkintone内の情報にアクセスできます！
モバイルを活用することで業務効率がグンとアップします！
では、社員アプリの関連レコード一覧として情報を蓄積するアプリを紹介します。
と、その前に！
kintoneでは、他のアプリ内や同じアプリのデータを参照して、関連レコード一覧として表示することができます。
たとえば、Aさんという乗務員の事故記録と教育訓練記録は別々に管理していることが多いでしょう。そんな時にAさんに紐づく事故記録や教育訓練記録がまとめて見れれば、便利ですよね？
関連レコードの詳細を見たい場合は、ペーパーのアイコンをクリックすると参照先レコードにジャンプできるので、「Aさんの事故記録はどこにあるかな・・・」といった検索をする手間がなくなります。
⚪️事故/ヒヤリハットアプリ
事故やヒヤリハットが発生した際に登録していくアプリです。（↓参照：事故/ヒヤリハットアプリ①）
貨物自動車運送事業輸送安全規則第9条の2では、事業用自動車に係る事故が発生した場合にその内容を記録し、営業所に3年間保管しなくてもいけないと定められています。
同じような事故を繰り返さないためにも、データとして記録し、有効活用できるようにすることが重要です。
このアプリで登録された内容が関連レコード一覧として、社員アプリに紐づきます。（↑参照：社員アプリ⑥）
事故/ヒヤリハットアプリ①
ドライブレコーダーの映像もURLで貼り付けておけば、事故の記録と映像をセットで管理できるため、安全管理にも役立てます！（↓参照：事故/ヒヤリハットアプリ②）
事故/ヒヤリハットアプリ②
また、グラフ機能で条件を指定しておけば、事故記録が作成されたと同時にグラフが更新されます。（↓参照：事故/ヒヤリハットアプリ③）
事故/ヒヤリハットアプリ③
kintoneを活用することで、”営業所ごとの保管”ではなく、”営業所ごとに表示”で漏れなくダブりなく最新の状態を保つことができます！
⚪️健康/適正診断アプリ
健康診断や適正診断の結果を登録していくアプリ。
健康診断アプリと適正診断アプリと分けて作成しても良いが、似たようなフィールドを配置するので、あえて一つにまとめてアプリ数を節約しています。
一覧機能を使って表示する結果を区別しましょう。（↓参照：健康/ 適正診断アプリ①）
健康/適正診断アプリ①
健康/適正診断アプリ②
⚪️教育訓練アプリ
教育訓練の記録が管理できるアプリ。（↓参照：教育訓練アプリ①）
教育訓練の参加者として表示されている関連レコード一覧は「教育訓練参加者アプリ」を別で用意しています。
社員アプリの「教育訓練の記録」には、その「教育訓練参加者アプリ」を関連レコード一覧として表示しています。（↑参照：社員アプリ⑦）
教育訓練アプリ①
⚪️苦情/感謝アプリ
苦情や感謝を登録していくアプリ。
誰でも気軽に登録できる仕組み作りをするのがポイントです！（↓参照：苦情/感謝アプリ①）
運転者台帳に必要な項目ではありませんが、苦情や感謝は品質やサービス向上に繋げるチャンスです。
社員アプリでその人の業務上の記録を蓄積できれば、評価制度にも役立ちます！
苦情/感謝アプリ①
以上、5つのアプリをご紹介させていただきました。
その他にも自社の業務に合わせたアプリを作成していきましょう！
kintoneで活用できる運転者台帳に！社員の情報は漏れなく集結！
今回はkintoneを使って貨物自動車運送事業輸送安全規則第9条の5で定められた事項を管理できるアプリをご紹介しました。
ただ法律で定められているから仕方なく管理するのでは、せっかくの運転者台帳も有効活用に繋がりません。
ご紹介したように、社員に関する様々な情報を集約できるアプリを作成することで、業務効率向上や社員満足度向上に繋がります！
是非、kintoneで自社に合わせた運転者台帳の作成をご検討ください！