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中田商事様業務管理システム

導入の背景

「業務システムって使いにくい・・・」

中田商事さまでは、弊社のシステムを導入するまでに過去に２回業務システムを導入されていました。

しかしながら、業務にうまくマッチせず、弊社が伺った時にはExcelを使用して業務をされていました。

中田商事さまは本社以外に拠点が２箇所あり、本社サーバーの共有フォルダを使用してファイルの一元

管理を行っていましたが、Excelでは複数人が同時にファイルを更新することが困難で、待ちが発生する

など、業務の効率が下がっていました。また、Excelで請求書を発行する際にも難しい操作が必要で、

計算間違いや請求漏れが発生していました。

システム化の経緯

中田商事様の同業者であるカワキタエクスプレス様が弊社にて業務システムを開発し、効果を上げて

おられました。そのカワキタエクスプレス様より中田商事様に弊社システムをご紹介いただいたことで、

中田商事様でも業務システムの開発に再度乗り出すこととなりました。

システム化の苦労点

・要件定義・外部設計

要件定義・外部設計は、業務システムを構築する上で、大変重要な工程です。「どのような画面で

どのような操作方法で、どのような効果が出るのかを」一つ一つ協議しながら決めていく作業ですが、

社員の皆様ができる限り打合せにご参加できるよう、繁忙期が来る前に行いましょうということで、

2008年7月よりスタートし、僅か二ヶ月間で10回の打合せを行いました。

かなりの強行スケジュールでしたが、中田商事様のご協力により乗り切ることができました。

・平行稼動・本稼動

新システムを稼動させる際には、業務の中で実際にシステムを使用し、正しく動作するかの検証を

行います。そのため一定期間、Excelと新システムへの登録を２重で行って結果の妥当性を検証して

いただきます。通常の業務でも大変なところ、皆様大変協力的に行っていただき、本社と各拠点全

ての請求金額が一致することを確認できました。

導入効果

・２重、３重の手間が無くなった

今まで、何らかの変更を加えると、関係するＥｘｃｅｌファイル全てに同じような変更を加えたり、

請求漏れがないかをチェックしたり大変でした。

データが一元管理されたことで、無駄な入力が減り、時間的なロスが減りました。

システムに慣れると、昔のやり方には戻れないというお話も伺っております。

・管理が行いやすくなった

データが一元管理されたことにより、車両別の利益管理表も出力可能となりました。

経営者はこの数字をいつもチェックし、社員様は会議資料に活用されています。

中田商事様のプロフィール

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